Datenschutzerklärung des Malteser Hilfsdienst e.V. für ehrenamtlich Tätige

Wir sind dankbar, dass Sie sich bereit erklärt haben, uns bei der Erfüllung unseres Auftrages als Malteser „Weil Nähe zählt“ zu unterstützen! 

Im Zusammenhang mit Ihrer Tätigkeit erheben wir von Ihnen personenbezogene Daten. Wir möchten Sie gerne hiermit darüber informieren, wie wir diese Daten einsetzen und schützen. Die Malteser unterstehen der Kirchlichen Datenschutzregelung der Ordensgemeinschaft päpstlichen Rechts (KDR-OG). Dieses Gesetz können Sie auf unserer Homepage einsehen: KDR-OG Gesetzestext.

Bitte lesen Sie sich den folgenden Text sorgsam durch. Bei Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung!

1. Begriffserläuterungen
Wir erläutern Ihnen zunächst ein paar datenschutzrechtliche Begriffe

Personenbezogene Daten 
… sind all jene Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen: d.h. nicht nur Name, Anschrift und Kontaktdaten, sondern z.B. auch IP-Adressen, E-Mail-Adressen, Standortdaten, Fotos.

Besondere Kategorie personenbezogener Daten 
… sind personenbezogene Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.

Verarbeiten    
… ist jeder Vorgang, bei dem personenbezogene Daten erhoben, erfasst, geordnet, gespeichert, angepasst, verändert, ausgelesen, offengelegt, übermittelt, verbreitet, abgeglichen, verknüpft oder sonst wie bereit gestellt werden und zwar unabhängig davon, ob dies mit Hilfe eines automatisierten Verfahrens geschieht oder nicht.

Einschränkung der Verarbeitung    
… ist die gesonderte Markierung der Daten, so dass die künftige Verarbeitung eingeschränkt wird.

Automatisierte Entscheidungsfindungen    
… sind Entscheidungen, denen ausschließlich das Produkt algorithmenbasierter Datenverarbeitungsprozesse ohne Dazwischentreten eines Menschen vorausgeht.

Profiling    
… ist ein spezieller Fall dieser Verwendung: Sammlungen personenbezogener Daten werden im automatisierten Verfahren anhand von Algorithmen ausgewertet, um bestimmte persönliche Aspekte, wie das Verhalten einer Person festzustellen und auf dieser Basis Vorhersagen zu treffen.

Betroffener    
… ist derjenige, dessen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

2. Wer ist verantwortlich für die Datenverarbeitung?
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
Malteser Hilfsdienst e.V., Erna-Scheffler-Str. 2, 51103 Köln, Telefon: 0221/9822-0, E-Mail: Ehrenamt(at)malteser(dot)org
Gesetzlich vertreten durch den Geschäftsführender Vorstand. 

Zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte an die oben genannte Stelle.

Die Kontaktdaten des Externen Datenschutzbeauftragten lauten:
Herr Rechtsanwalt Dr. Karsten Kinast, LL.M., KINAST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Hohenzollernring 54, 50672 Köln, E-Mail: datenschutz-malteser(at)kinast(dot)eu 

3. Zu welchem Zweck werden personenbezogene Daten verarbeitet:
Wir verarbeiten die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten ausschließlich, um Ihnen einen Ihren Vorstellungen und Wünschen entsprechenden Einsatz oder eine entsprechende Tätigkeit vermitteln zu können.

Wir verarbeiten für die Dauer Ihres Engagements Ihre Daten zudem zu folgenden Zwecken:

  • Verwaltung von Veranstaltungen (z.B. Termine, Dienste, Einladungen)
  • Verwaltung der Helfer (EA Personal) 
  • Materialverwaltung
  • Auftraggeber-Verwaltung 
  • Erstellung von Statistiken
  • Zur Unterstützung von Veranstaltungen verarbeiten wir Ihre Daten zur Autorisierung der Helfer gegenüber dem Veranstalter. Sofern besondere personenbezogene Daten verarbeitet werden, geschieht dies nur mit Ihrer Einwilligung.

Die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten zu Malteser-internen Schulungen verarbeiten wir zur Durchführung der Schulungen, Bestätigung der Teilnahme (Erstellung von Teilnahmebescheinigungen), Einladungen zu Folgeschulungen, Verwendung offener Teilnehmerlisten.

Ihre Zufriedenheit und Erfüllung in Ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit sind uns wichtig.

4. Welche personenbezogenen Daten werden auf welcher Rechtsgrundlage verarbeitet:
Wir erheben von Ihnen folgende Daten im Rahmen der Ihnen übertragenen Funktion im Zusammenhang mit Ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit für den Malteser Hilfsdienst e.V.:

  • „Stammdaten“ (sog. Personalstammdaten): Datum Ihres Gliederungseintritts, Ihre Mitgliedsart, Ihre Mitgliedsnummer, Datum Ihrer Mitgliedschaft, Ihren Titel, Ihren Vor- und Nachnamen, Ihren Beruf, Ihren Geburtsort, Ihr Geburtsdatum, Ihre private Anschrift, Ihre dienstliche Anschrift, Ihre Qualifikationen, Ihre Kontodaten, Ihre Malteser-E-Mail-Adresse, Ihre Malteser-Telefonnummer (Festnetz/ Mobil), Ihre private E-Mail, Ihre private Telefonnummer (Festnetz/ Mobil), Konfession.
  • „Qualifikationsverwaltung“: den Namen der Qualifikation und das Datum der Ausstellung, ggf. Ablaufdatum.
  • „Funktions-/ Tätigkeitsverwaltung“: den Namen der Ihnen übertragenen Funktion, das Datum der Gültigkeit, ggf. Ablaufdatum, das Merkmal der Tätigkeitsausübung nach Präventions-Schutzgruppen, ggf. Kennzeichnung der für die Tätigkeit benötigten Qualifikationen, Fortbildungen und Prüfprozesse (Freigaben), sofern die Tätigkeit solche erfordert.
  • „Prüfprozesse“: Freigaben, die Sie für die Ausübung einer Tätigkeit/ Qualifikation berechtigen (z.B. eine Führerscheinprüfung oder die Einsichtnahme in ein polizeiliches Führungszeugnis, oder die Zustimmung zur Nutzung der Bildrechte, etc.) und zwar den Namen der Freigabe, den Namen des freigebenden Benutzers, das Datum der Ausstellung, ggf. Ablaufdatum.
  • „Fortbildungen“: Informationen dazu welche Fortbildungen Sie bereits erworben haben, und zwar den Namen der Fortbildung und das Datum der Ausstellung.
  • „Arbeitsmedizin“: Fristen und Abläufe zur Erfüllung Arbeitsmedizinischer Vorgaben für die Ihnen übertragene Tätigkeit
  • „Vollmachten/ Delegationen“: Vollmachten und Delegationen, die Ihnen erteilt wurden
  • „Auszeichnungsverwaltung“: Informationen dazu, welche Auszeichnungen Sie erhalten haben und zwar den Namen der Auszeichnung und das Datum der Ausstellung.
  • „Dokumentenverwaltung“: organisationseigene Personaldokumente, die aus Ihrer organisationseigenen Helferakte digital gespeichert werden, sowie Informationen zur Dokumentation der Einsichtnahme in externe (organisationsfremde) Personaldokumente und zwar den Dokumentennamen, die ausstellende Stelle, das Ausstellungsdatum und die Dokumenten-ID.
  • „Persönliche Ausstattung“: Informationen dazu, welche Ausrüstung (Bekleidung/ Arbeitsgeräte) zur Ausübung Ihrer Tätigkeit an Sie übergeben worden sind und zwar den Namen der Ausstattung, die Anzahl, die Größe, das Ausgabedatum und das Rückgabedatum.
  • „Dienstbuch“: Information dazu wie viele Dienst- und Einsatzstunden Sie in Ihrer Tätigkeit aktiv waren und zwar den Namen/ die Art der ausgeübten Tätigkeit, die Dienstkategorie der Tätigkeit, das Datum und die Uhrzeit der ausgeübten Tätigkeit.
  • „Ehrenamtsmanagement“: welche Maßnahmen und Fristen zur Personalentwicklung mit Ihnen vereinbart wurden.

Bei Malteser-internen Schulungen wird Ihre Anwesenheit in Form einer Teilnehmerliste dokumentiert. Nur mit Ihrer Einwilligung verwenden wir offene Teilnehmerlisten. 

Die Verarbeitung der o.g. personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung Ihres ehrenamtlichen Auftrags erforderlich. Daher dient § 6 Abs. 1 lit. c) KDR-OG als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (also im Vorfeld Ihres ehrenamtlichen Auftrags) erforderlich sind.

Zur Unterstützung von Veranstaltungen erheben wir von Ihnen zusätzlich unter anderem Ihre Nationalität. 

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist Ihre schriftliche Einwilligung gemäß §§ 6 Abs. 1 lit. b) und 11 Abs. 2 lit. a)  KDR-OG.

Nur mit Ihrer schriftlichen Einwilligungserklärung gemäß § 6 Abs. 1 lit. b) KDR-OG verarbeiten wir von Ihnen Fotos und Filmaufnahmen. Gleiches gilt für offene Teilnehmerlisten im Rahmen von Malteser-internen Schulungen. Diese Einwilligungserklärung wird im Bedarfsfall gesondert bei Ihnen eingeholt. Es besteht keine Verpflichtung, in diese konkrete Verarbeitung der Daten einzuwilligen.

5. Verpflichtung zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten:
Für den Fall, dass die Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer schriftlichen Einwilligungserklärung gemäß § 6 Abs. 1 lit. b) KDR-OG erfolgt, sind Sie nicht verpflichtet, überhaupt Angaben zu machen und in welchem Umfang Sie uns die Angaben mitteilen möchten. Wenn Sie uns keine oder nur vereinzelte Angaben mitteilen möchten, können wir Sie allerdings ggf. für bestimmte Dienste nicht einsetzen bzw. Ihre personenbezogenen Daten nicht verarbeiten.

6. Speicherdauer:
Die Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, längstens 10 Jahre ab Beendigung Ihrer Tätigkeit. Eine Speicherung kann aber darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch Gesetz oder Vorschrift vorgesehen wurde oder wenn die weitere Speicherung für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

7. Verfahren über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung:
Ihre Daten werden nicht im Rahmen eines automatisierten Entscheidungsfindungsverfahrens im Einzelfall, einschließlich des sog. Profiling, verwendet.

8. Empfänger der Daten:
Wir geben Ihre verarbeiteten Daten an die Mitarbeiter sowie alle (stellvertretenden) Abteilungsleiter der Abteilungen in den Regionen, Diözesen, Dienststellen, der Malteser Zentrale (Hauptamt und Ehrenamt), Funktionsträger der Vereinsstruktur der jeweiligen Hierarchieebene (gemäß Satzung und Leitfaden des Malteser Hilfsdienst e.V.) weiter, soweit die im Rahmen Ihres Einsatzes oder Ihrer Tätigkeit erforderlich ist. 

Zudem geben wir Ihren Vor- und Zunamen an die von Ihnen im Rahmen Ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit betreuten Person(en) bzw. an dessen gesetzlichen Vertreter weiter. Das gilt natürlich nicht, wenn Sie uns rein administrativ unterstützen möchten.

Im Zuge der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt überdies eine Datenweitergabe an die SoCura GmbH, einer Tochtergesellschaft des Malteser Hilfsdienst e.V. 

9. Betroffenenrechte:
Als betroffene Person einer Datenverarbeitung haben Sie nach der KDR-OG insbesondere folgende Rechte (im Folgenden auch „Betroffenenrechte“):

Sofern die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, weisen wir Sie darauf hin, dass die Verarbeitung auf rein freiwilliger Basis erfolgt und dass Sie Ihre Einwilligung mit der Folge, dass die Daten nicht verarbeitet werden dürfen, verweigern bzw. jederzeit formlos schriftlich, telefo¬nisch oder per E-Mail mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Ihre Widerrufserklärung richten Sie bitte an: [Malteser Hilfsdienst e.V., Erna-Scheffler-Str. 2, 51103 Köln, E-Mail: Ehrenamt(at)malteser(dot)org].

Im Fall des Widerrufs werden mit dem Zugang Ihrer Widerrufserklärung Ihre Daten sowohl bei Malteser Hilfsdienst e.V. als auch bei Dritten gelöscht, sofern keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht.

Sie haben darüber hinaus das Recht

  • Auskunft gem. § 17 KDR-OG darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten zu Ihrer Person verarbeiten oder nicht.
  • Berichtigung gem. § 18 KDR-OG zu verlangen, wenn personenbezogene Daten unrichtig oder für den Zweck der Verarbeitung unvollständig sind.
  • Löschung Ihrer personenbezogenen Daten gem. § 19 KDR-OG zu verlangen, wenn dazu Gründe vorliegen. Davon ist insbesondere dann auszugehen, wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie verarbeitet wurden, nicht länger erforderlich sind oder Sie eine Datenverarbeitung aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung widerrufen.
  • Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gem. § 20 KDR-OG zu ver-langen. In diesem Fall werden die Daten gekennzeichnet und nur eingeschränkt verarbeitet.
  • Herausgabe der Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem gängigen elektronischen, maschinenlesbaren Datenformat gem. § 22 KDR-OG zu verlangen.
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gem. § 23 KDR-OG einzulegen.

Anfragen, die elektronisch eingereicht werden, werden in der Regel elektronisch beantwortet, soweit Sie in Ihrer Anfrage keine abweichenden Festlegungen getroffen haben.

Die nach der KDR-OG zur Verfügung zu stellenden Informationen, Mitteilungen und Maßnahmen einschließlich der Ausübung der Betroffenenrechte werden grundsätzlich unentgeltlich erbracht. Lediglich im Fall von offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen sind wir berechtigt, für die Bearbeitung ein angemessenes Entgelt zu erheben oder von einem Tätigwerden abzusehen (§ 14 Abs. 5 KDR-OG).

Bestehen begründete Zweifel an Ihrer Identität, sind wir berechtigt, zum Zwecke der Identifizierung – soweit erforderlich – zusätzliche Informationen von Ihnen zu verlangen. Ist uns eine Identifizierung nicht möglich, sind wir berechtigt, die Bearbeitung Ihrer Anfrage zu verweigern. Über eine fehlende Möglichkeit zur Identifikation werden wir Sie – soweit möglich – gesondert benach¬richtigen (§ 14 Abs. 6 KDR-OG).

Auskunfts- und Informationsbegehren werden in der Regel unverzüglich, innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage bearbeitet. Die Frist kann um weitere zwei Monate verlängert werden, soweit dies unter Berücksichtigung der Komplexität und/oder der Anzahl der Anfragen erforder¬lich ist; im Fall einer Fristverlängerung werden wir Sie innerhalb eines Monats nach Eingang Ihrer Anfrage unter Angabe der Gründe für die Verzögerung informieren. Sollten wir auf einen Antrag hin nicht tätig werden, werden wir Sie unverzüglich innerhalb eines Monats nach Eingang des An-trags unter Angabe der Gründe hierfür unterrichten und Sie über die Möglichkeit, bei einer Auf-sichtsbehörde Beschwerde einzulegen oder einen gerichtlichen Rechtsbehelf in Anspruch zu neh-men, informieren (§ 14 Abs. 4 KDR-OG).

Haben wir personenbezogene Daten gegenüber anderen Stellen oder Empfängern offengelegt, sind wir im Rahmen des technisch Möglichen und Zumutbaren verpflichtet, jede Berichtigung, Löschung und/oder Einschränkung der Verarbeitung den Empfängern der Daten mitzuteilen. Auf Verlangen unterrichten wir Sie über die jeweiligen Empfänger der Daten.

10. Beschwerderecht:
Sofern Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Bestimmungen der KDR-OG oder andere Datenschutzvorschriften verstößt, steht Ihnen ein Beschwerderecht gem. § 48 Abs. 1 KDR-OG bei der der Datenschutzaufsicht zu. Die für die Malteser zuständige Datenschutzaufsicht ist:

Herr Rechtsanwalt Dieter Fuchs, Wittelsbacherring 9, 53115 Bonn, E-Mail: fuchs@orden.de