Datenschutzerklärung für ehrenamtlich Tätige im Malteser Verbund

Im Zusammenhang mit Ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit für die Malteser verarbeiten wir per­son­en­be­zog­en­e Daten von Ihnen und ggf. von Ihren Angehörigen. Mit diesem Dokument möchten wir Sie umfassend darüber informieren, wie wir Ihre Daten verarbeiten. Als Malteser unterstehen wir der Kirchlichen Datenschutzregelung der Or­dens­ge­mein­schaft päpstlichen Rechts (KDR-OG).

1. Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten?

Verantwortlicher im Sinne von § 4 Nr. 9 KDR-OG ist (im Weiteren „Malteser“ genannt) sind Malteser Hilfsdienst e.V. oder Malteser Deutschland gGmbH (einschließlich der Tochtergesellschaften), jeweils Erna-Scheffler-Straße 2, 51103 Köln, +49 (0) 221 9822 0, malteser@malteser.org, www.malteser.de

Wenn Sie unsicher sind, welchem Rechtsträger Sie zugeordnet sind, fragen Sie bitte eine Führungskraft an Ihrem Standort oder wenden Sie sich an: datenschutz@malteser.org

Datenschutzbeauftragter der Malteser ist Rechtsanwalt Dr. Karsten Kinast, LL.M., KINAST Rechts­an­walts­ge­sell­schaft mbH, Hohenzollernring 54, 50672 Köln, datenschutz-malteser@kinast.eu.

2. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie, um die Durchführung der Dienste bei den Maltesern zu ermöglichen. Darunter können folgende Zwecke fallen:

  • Durchführung von Veranstaltungen (z.B. Termine, Dienste) einschl. Personaleinsatzplanung
  • Verwaltung von ehrenamtlich Tätigen (EA Personal)
  • Materialverwaltung
  • Auftraggeber-Verwaltung
  • fachliche und dienstbezogene Kommunikation
  • Ansprache zu besonderen Anlässen (z.B. Geburtstag, Jubiläum)
  • Abwicklung von Erstattungsansprüchen
  • Sicherheitsüberprüfungen im Rahmen der Unterstützung von Veranstaltungen
  • Durchführung von Schulungsmaßnahmen (einschl. Teilnehmendenverwaltung)
  • Austausch mit Kooperationspartnern
  • Organisation von Reisen

3. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Die datenschutzrechtliche Grundlage, die uns die Verarbeitung Ihrer Daten erlaubt, richtet sich nach den oben genannten Zwecken und nach der jeweiligen Art der Daten. Die nachfolgende Aufzählung bildet alle ehrenamtlichen Dienste der Malteser ab und enthält daher Punkte, die ggf. nicht auf Ihre Tätigkeit zutreffen. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an die o.g. Ansprechperson oder an datenschutz@malteser.org.

3.1 Im Zusammenhang mit Ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit für die Malteser verarbeiten wir Ihre Daten in der Regel zur Erfüllung Ihres ehrenamtlichen Auftrags sowie zur Durchführung von Maßnahmen im Vorfeld Ihrer Tätigkeit (§ 6 Abs. 1 lit. c KDR-OG i.V.m. §§ 662 ff. BGB).

  • Stammdaten (Name, Adresse, Geburtsort & -datum, Kon­fession, Staatsangehörigkeit, Mit­glied­schaft, ggf. Personalnummer, Telefon, E-Mail, Beruf, Bankverbindung)
  • Qualifikationen (Arten der Qualifikationen, Gültigkeitsdaten, ggf. Kopien der Nachweise)
  • Funktionen & Tätigkeit (übertragene Funktion, Merkmal der Tätigkeit nach Präventions-Schutzgruppen, ggf. er­for­der­lich­e Qualifikationen, Aus- & Weiterbildungen, Prüfprozesse)
  • Prüfprozesse (Freigaben für die Ausübung einer Tätigkeit, z.B. Führer­schein­prüf­ung, ggf. Ein­sicht­nahm­e in polizeiliches Führungszeugnis)
  • Schulungsmaßnahmen (Arten der Aus- & Weiterbildungen bzw. Qua­li­fi­ka­ti­ons­maß­nahm­en, Zeiten und Umfang der Maßnahmen, Prüfungsergebnisse)
  • Sprachkenntnisse (Sprachen, Niveau)
  • Arbeitsmedizin gem. § 11 Abs. 2 lit. h KDR-OG (Angaben zu ar­beits­me­di­zin­isch­en Vorgaben, Eignungsuntersuchung, Arbeitsfähigkeit, Vor­sor­ge­un­ter­such­ung, Tätigkeitskategorien)
  • Auszeichnungen (Art und Datum)
  • Personaldokumente (Einsichtnahme, Ort & Datum Ausstellung, Dokument-ID, ggf. Kopie)
  • Persönliche Ausstattung (ausgehändigte Ausrüstung wie Bekleidung, Arbeitsgeräte etc.)
  • Dienstbuch (Dienst- und Einsatzstunden, ausgeübte Tätigkeiten, Dienstkategorien)
  • Beruf (aktueller Arbeitgeber, Erfahrung, Art & Dauer der Tätigkeit, dienstliche Anschrift)
  • Veranstaltungen (Angaben zu dienstinternen und Auftraggeber-Veranstaltungen)
  • Materialverantwortlicher (Berechtigung zur Freigabe von Einsatzmaterial/Dienst­aus­stat­tung)
  • Sorgeberechtigte, Betreuer oder Vorsorgebevollmächtigte bei Anmeldung Minderjähriger oder betreuter Personen sowie bei Einwilligungserteilung (Namen und Kontaktdaten)

3.2 Bestimmte Daten verarbeiten wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Erlaubnis.

Ent­sprech­end­e Einwilligungen holen wir im Bedarfsfall von Ihnen ein (§ 6 Abs. 1 lit. b, § 11 Abs. 2 lit. a KDR-OG). In diesem Fall sind Sie frei zu entscheiden, in welchem Umfang Sie An­gab­en machen, oder Ihre Ein­wil­­ligung jederzeit formlos mit Wirk­ung für die Zukunft zu widerrufen.

  • Personalausweis (Informationen aus Ihrem Personalausweis oder Reisepass zur Un­ter­stütz­ung von Veranstaltungen, ggf. Angaben zu Ihren Visa, Ordens- oder Künst­lernamen)
  • Allergien, Unverträglichkeiten & sonstige Einschränkungen (relevante Gesundheitsdaten, sofern nicht im Rahmen der Arbeitsmedizin erhoben, vgl. oben 3.1)
  • Unterstützung von Kindern (Unterstützungsbedarf bei Veranstaltungen oder Diensten)
  • Foto-, Film- & Audioaufnahmen (Erstellung, Nutzung und Veröffentlichung von Foto-, Film- und Audioaufnahmen zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit der Malteser)

3.3 Andere Daten verarbeiten wir zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an der möglichst effektiven und reibungsfreien Durchführung der Dienste (§ 6 Abs. 1 lit. g KDR-OG).

In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, dieser Verarbeitung jederzeit zu widersprechen (§ 23 KDR-OG).

  • Kontaktpersonen (Namen und Kontaktdaten von Dritten wie Angehörigen, Lebenspartnern oder Ihrem Arbeitgeber zur Benachrichtigung im Notfall)
  • Info-Post & -Mails (Post-Anschrift und/oder E-Mail-Adresse, Ansprache zu besonderen Anlässen wie Geburtstagen und Jubiläen, zu betrieblichen Veranstaltungen wie Weihnachtsfeier oder Betriebsausflug, Versand Malteser Magazin und SpitzenKlasse)
  • Teilnehmerlisten (offene Teilnehmerlisten bei Malteser-internen Veranstaltungen)
  • Online Meetings (Telefon- und Videokonferenzen über digitale Plattformen zu o.g. Zwecken, Ton- & Videobild-Übertragung, sofern Mikrofon & Kamera aktiviert sind)

3.4 Aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit verarbeiten wir ggf. Ihren Impfstatus (§ 11 Abs. 2 lit. i KDR-OG i.V.m. § 23a IfSG). 

  • Dokumentation notwendiger Impfungen (Einsichtnahme Impfausweis, ärztliches Zeugnis)

4. Sind Sie zur Bereitstellung Ihrer Daten verpflichtet?

Sofern wir Ihre Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, sind Sie frei zu entscheiden, in welchem Umfang Sie uns Angaben machen. Unter Um­ständ­en ist es dann jedoch nicht möglich, Ihre Dat­en im vollen Umfang zu verarbeiten, so dass Sie ggf. für be­stimmt­e Dienste nicht eingesetzt wer­den und von einzelnen An­ge­bot­en der Malteser nicht pro­fit­ier­en können.

5. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre Daten so lange sie zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks gebraucht werden oder so lange wir gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind, längstens 10 Jahre ab Beendigung Ihrer Tätigkeit/der Tätigkeit Ihres Kindes. Anschließend löschen wir Ihre Daten datenschutzkonform.

6. An wen werden Ihre Daten weitergegeben?

Soweit dies im Rahmen Ihrer Tätigkeit erforderlich ist, geben wir Ihre Daten an Funktionsträger in­ner­halb des Malteser Verbundes, u.a. der Malteser Vereinsstruktur (gemäß Satzung und Leitfaden des Mal­teser Hilfsdienst e.V.), an Präventionsbeauftragte sowie an Mitarbeiter des Bereichs Mitglieder und Spen­derservice weiter. Überdies erfolgt eine Datenweitergabe an die SoCura GmbH, die als Toch­ter­ge­sell­schaft des Malteser Hilfsdienst e.V. IT-, Buchhaltungs- und Personal-Dienstleistungen erbringt.

Zudem geben wir Ihren Vor- und Zunamen an die von Ihnen im Rahmen Ihrer Tätigkeit betreuten Personen bzw. an deren gesetzlichen Vertreter weiter. Im Rahmen der Dienste geben wir ggf. Angaben zu Ihren Qualifikationen an externe Veranstalter weiter.

Im Zusammenhang mit Aus- & Weiterbildungsveranstaltungen geben wir Ihre Daten an externe Ver­an­stalt­er (Behörden, andere Hilfsorganisationen), Tagungshäuser oder Zuschussgeber weiter. Wenn wir Ihre Gesundheitsdaten (z.B. Lebensmittelallergien o.ä.) an eine Tagungsstätte oder einen Caterer zum Zweck der adäquaten Versorgung weitergeben, holen wir mit der Anmeldung Ihre Einwilligung ein. An­gaben aus Ihrem Personalausweis oder Reisepass geben wir an Veranstalter und Auf­trag­geb­er im In- und Ausland weiter, wenn Ihre Daten zur Sicherheit überprüft bzw. zur Organisation von Reis­en wei­ter­gegeben werden müssen. Behörden erhalten ggf. im Rahmen der Zu­schuss­ver­gab­e sowie des Auszeichnungswesens von uns Ihre Daten. Im Rahmen von Förderanträgen im Bereich ambulante Hospizarbeit geben wir Ihre Da­t­en zum Nachweis der Mittelverwendung an Spitzenverbände wie GKV oder Caritas weiter bzw. an andere Rechts­­träg­er, die Förderprogramme anbieten.

Darüber hinaus geben wir Ihre Daten nicht an Dritte weiter, ohne dass wir Ihre Einwilligung zu diesem Zweck eingeholt haben.

7. Welche Datenschutz-Rechte haben Sie als betroffene Person?

In Bezug auf die Verarbeitung Ihrer Daten haben Sie folgende Rechte: Widerruf einer Einwilligung (§ 8 KDR-OG), Recht auf Auskunft (§ 17 KDR-OG), Berichtigung (§ 18 KDR-OG), Löschung (§ 19 KDR-OG), Einschränkung der Verarbeitung (§ 20 KDR-OG); Datenübertragbarkeit (§ 22 KDR-OG) sowie Widerspruchsrecht bei Verarbeitung im berechtigten Interesse (§ 23 KDR-OG). Zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte an die oben unter Ziff. 1 genannte verarbeitende Stelle. Ferner haben Sie das Recht, eine Beschwerde an die Datenschutzaufsicht zu richten (§ 48 KDR-OG): Rechts­anwalt Dieter Fuchs, Wittelsbacherring 9, 53115 Bonn, fuchs@orden.de.

Weitere Informationen zum Datenschutz sowie ausführlichere Erläuterungen Ihrer Betroffenenrechte finden Sie unter: www.malteser.org/datenschutz

Stand: Juli 2021