Datenschutzerklärung HRpuls Bewerbermanagement

§ 1 Verantwortlicher und Geltungsbereich

Der Verantwortliche im Sinne der Kirchlichen Datenschutzregelung der Ordensgemeinschaft päpstlichen Rechts (KDR-OG) und sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
Malteser Hilfsdienst e.V., Erna-Scheffler-Str. 2, 51103 Köln, Telefon: 0221/9822-0, E-Mail: malteser@malteser.org, gesetzlich vertreten durch den Geschäftsführenden Vorstand.

§ 2 Datenschutzbeauftragter

Der externe Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:
Rechtsanwalt Dr. Karsten Kinast LLM, Kinast Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Hohenzollernring 54, 50672 Köln, E-Mail: datenschutz-malteser@kinast.eu

§ 3 Angaben zum Verarbeitungsumfang:

Art und Umfang der Datenverarbeitung:

HRpuls ist eine Software für das Bewerbermanagement, zum Erfassen von Bewerberdaten und Verwalten von Bewerbungen sowie zur Kommunikation mit Bewerbern.

Zu diesen Zwecken erheben und verarbeiten wir von Ihnen folgende Daten:

  • Name, Kontaktdaten (Adresse, E-Mail und Telefonnummer);
  • Anschreiben;
  • Lebenslauf (fachliche und persönliche Qualifikationen, beruflicher Werdegang);
  • Zeugnisse;
  • ggf. weitere freiwillige Angaben: z.B. Foto, Familienstand, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Religionszugehörigkeit, (chronische) Erkrankungen.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung:

Zum Zweck des Bewerbermanagements verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage von § 6 Abs. 1 c) KDR-OG zur Durchführung der vorvertraglichen Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen.

Zu folgenden Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten ausschließlich auf der Grundlage Ihrer freiwillig erteilten Einwilligungen nach § 6 Abs. 1 b) und § 8 KDR-OG:

  • für die interne Weiterleitung, wenn Sie für eine andere Stelle im Malteserverbund geeignet erscheinen;
  • für die Aufnahme in den Bewerberpool, wenn die Bewerbungsunterlagen für zukünftige Ausschreibungen passend sind (Bewerbungsunterlagen werden über die festgelegte Speicherdauer hinaus aufbewahrt).

Sie können eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit formlos, ohne Angabe von Gründen und mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Speicherdauer:

Ihre Daten, die wir zum Zweck des Bewerbermanagements verarbeiten, speichern wir für sechs Monate (§ 15 Abs. 4 AGG, § 61b ArbGG), sofern die Daten nicht im Erfolgsfall in die Personalakte überführt werden. 

Zur internen Weiterleitung für eine andere Stelle im Malteserverbund sowie zur Speicherung im Bewerberpool speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. 

Sobald die Verarbeitungszwecke entfallen und keine gesetzlichen Speicherfristen mehr bestehen, löschen wir Ihre Daten datenschutzkonform. 

Automatische Entscheidungsfindung:
Eine automatische Entscheidungsfindung inklusive Profiling findet beim Verantwortlichen nicht statt.

§ 4 Weitergabe der Daten:

Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich zu den oben genannten Zwecken. Ihre Daten werden an die HRpuls GmbH weitergegeben, den Betreiber des HRpuls Bewerbermanagements. Mit der HRpuls GmbH haben wir eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach § 29 KDR-OG geschlossen. Ihre Daten werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung an weitere, hier nicht genannte, Dritte weitergeben.

§ 5 Rechte des Betroffenen:

Aus der KDR-OG ergeben sich für Sie als Betroffenen zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte: das Recht, die Einwilligungserklärung jederzeit formlos mit Wirkung für die Zukunft widerrufen zu können (§ 8 Abs. 6 KDR-OG), das Recht auf Auskunft (§ 17 KDR-OG), das Recht auf Berichtigung (§ 18 KDR-OG), das Recht auf Löschung (§ 19 KDR-OG), das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (§ 20 KDR-OG) und das Recht auf Datenübertragbarkeit (§ 22 KDR-OG).

Ferner haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (§ 48 KDR-OG). Wenden Sie sich bitte an die für Sie zuständige Datenschutzaufsicht:

Herr RA Dieter Fuchs, Wittelsbacherring 9, 53115 Bonn, E-Mail: fuchs@orden.de

§ 6 Datensicherheit und Sicherungsmaßnahmen:

Wir verpflichten uns, Ihre Privatsphäre zu schützen und Ihre personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln. Um eine Manipulation oder einen Verlust oder Missbrauch Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu vermeiden, treffen wir umfangreiche technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen, die regelmäßig überprüft und dem technologischen Fortschritt angepasst werden.