Praktische Arbeit im Gliederungsalltag als Führungskraft

Die Beauftragten sind innerhalb der Gliederung die zentralen Führungskräfte. Um die Aufgaben, die sie von der Diözesanleitung übertragen bekommen haben zu erfüllen, schaffen sie sich bedarfsgerechte Strukturen vor Ort. Neben Ortsvorstandssitzungen und Ortsversammlungen sind auch weitere Treffen möglich, die nicht in Satzung und Leitfaden vorgeschrieben sind.  
Je nach Begebenheiten vor Ort empfiehlt sich die Berufung weiterer Führungs­kräfte für vorhandene Dienste. Diese Berufungen folgen festen Regeln. So geht der Übernahme einer Funktion eine Quali­fi­kation voraus. Weiterhin gilt es je nach Art der zu berufenen Führungskraft nach einem festen Schema den Konsens über diese Entscheidung herzustellen. Mehr dazu findet sich im Leitfaden Teil B VII Organisation der ehrenamtlichen Dienste unter Punkt 4.

Die disziplinarische Führung innerhalb der Gliederung liegt in der Verantwortung des Beauftragten. Er kann sie ­entweder selbst wahrnehmen oder bei sehr ausdifferenzierten Strukturen für einzelne Bereiche auch weiterdelegieren. Um die Gruppe vor Ort zusammenzuhalten und ihr einen guten Rahmen zu geben ist Kenntnis über die einzelnen Dienste mit Sicherheit von Vorteil, jedoch muss der Beauftragte nicht in allem ein Spezialist sein. Zur Unterstützung der Dienste vor Ort wird daher auf ­Diözesan-, Regional- und Bundesebene Fachpersonal vorgehalten, das für ­Beratungen bereitsteht.

Die Einführung des Tandemprinzips für die Arbeit der Ortsleitung ist eine Neuerung. Viele Gliederungen haben sich diese Frage bereits vor der Novellierung gestellt und mussten für die Umsetzung in diesem Bereich nicht mehr viel tun. In anderen Gruppen hat die Suche nach der neuen Kultur der Zusammenarbeit vielleicht noch nicht zu einer Strategie geführt oder aber wurde noch gar nicht gestartet.
Zur Unterstützung der Ortsleitung bei diesem Thema stehen die Mitglieder der Diözesanleitung als direkte Führungskräfte, aber auch die Referate für Verbandsentwicklung gerne zur Verfügung.  

Verwaltungsarbeiten und Buchhaltung sind feste Bestandteile der Arbeit in einer Hilfsorganisation. Der Malteser Hilfsdienst hat dazu ein einheitliches System, das einer festen Logik folgt.
Die Buchungskreise sind vierstellig (z. B. 2101 – Diözese Trier) und die Gebietsnummern (z. B. 210101 – DGS Trier) sind sechsstellig. Diözesen, Regionen und die Bundesebene haben eine eigene Gebietsnummer. An den ersten beiden Zahlen erkennt man die Diözese bzw. Region (z. B. 21 – Diözese Trier).
Dadurch ergeben sich eindeutige Identifikationsmöglichkeiten für Gliederungen auf Ortsebene.

Die Kostenstellen bestehen aus der Gebietsnummer und werden je nach Dienst mit einer vierstelligen Zahl zu einer zehnstelligen ergänzt. Die verschiedenen Kostenarten sind bundesweit einheitlich zu verwenden. Durch eine korrekte Verwendung der Kostenstellen lassen sich Dienste und Bereiche gut überblicken und erleichtern den Verwaltungsaufwand.

Alle Rechnungen werden über ein digitales System xSuite verarbeitet. Deshalb ist es wichtig, dass alle Eingangsrechnungen eine richtige Rechnungsanschrift erhalten.  

Malteser Hilfsdienst e.V.
(optional: Abteilung/Ansprechpartner)
Gebietsnummer xxxxxx
51082 Köln

Kostenstelle    Bedeutung
xxxxxx 9300     Veranstaltungen – intern
xxxxxx 9510     Allgemeine Verwaltung  
xxxxxx 9600     Hausverwaltung  
xxxxxx 1100     Erste-Hilfe-Ausbildung  
xxxxxx 2310     Besuch- und Betreuungsdienst  
xxxxxx 5100     Katastrophenschutz Bund
xxxxxx 5200     Katatstrophenschutz Land
xxxxxx 9410     Auslandsdienst  
xxxxxx 2810     Küchenumsätze – wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb
xxxxxx 9831     Gesellige Veranstaltungen – wirtschaftl. Geschäftsbetrieb  

xxxxxx = Platzhalter für 6-stellige Gliederungsnummer