Checklisten

Checkliste Ortsversammlung

Vorbereitung der Versammlung

Organisatorische ­Vorbereitung:

  • Versammlungsleitung bestimmen (wird i. d. R. durch den Beauftragten oder seinen Stellvertreter übernommen, kann jedoch auch auf andere Personen übertragen werden)
  • Räumlichkeiten auswählen
  • Technik klären (Laptop, ­Beamer, Lautsprecher/Mikrofon, Moderations­material, etc.)
  • Helfer für den Aufbau und Abbau ansprechen/gewinnen
  • Einladung bis spätestens 3 Wochen vor Beginn der Versammlung versenden (siehe Anlage 1 zur Arbeitshilfe Ortsversammlung)
    • Art der Einladung definieren (Post, E-Mail, Malteser Magazin,…)
    • Mitgliederliste bei der Mitglieder­verwaltung anfordern (für Einladung und Abgleich Wahlrecht)
    • Ordentliche Mitglieder und Diözesan­leitung einladen

Inhaltliche Vorbereitung:

  • Aufstellung der Tagesordnung
  • Formalia entsprechend Verfahrens- und Wahlordnung (VWO) Diözese/Ort, § 12
  • Weitere mögliche Themen
  • Attraktiven Rahmen zur ­Förderung des Vereinslebens schaffen (­Verpflegung & Deko)
  • Erstellen Tätigkeitsbericht der ­Ortsleitung
  • Erstellen Jahresabschluss
  • Aufforderung der Rechnungsprüfer zur Prüfung (Anlage 3 zur Arbeitshilfe Ortsversammlung)
  • Zur Kandidatur aufrufen/Kandi­daten für Funktionen suchen/­ansprechen:
    • Ggf. Delegierte zur Diözesanversammlung (Delegiertenschlüssel bei DGS anfragen)
    • Zwei Helfervertreter im Ortsvorstand
    • Zwei Rechnungsprüfer
  • Wahlvorschläge prüfen
  • Vorab Suche einer möglichen Wahlleitung

Vorbereitung von Wahlen:

  • Wahlzettel und Zähllisten ­vorbereiten (siehe Anlagen 6 und 7 der Verfahrens- und Wahlordnung)
  • Liste der Wahlberechtigten vorhalten
  • Anzahl zu wählender Ämter prüfen
  • Wahlurnen bereitstellen

 

Während der Versammlung

  • Eröffnung der Versammlung
    • Formalien (müssen verkündet bzw. abgefragt werden):
    • Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung und damit der
    • Beschlussfähigkeit der Versammlung
    • Bestimmung eines Protokollführers
    • Feststellung der Zahl der Stimm­berechtigten
    • Genehmigung des Protokolls der letzten Versammlung durch die Versammlung, sofern fristgerecht Einwände vorgebracht wurden (vgl. § 9 Ziff. 4 bzw. § 14 Ziff. 4 der Verfahrens- und Wahlordnung)
  • Leitung der Versammlung nach der Tagesordnung bzw. Bestimmung einer Person zur Leitung für einen speziellen Tagesordnungspunkt
  • Führung der Rednerliste – Erteilung und Entzug des Wortes
  • Leitung der Abstimmung über An­träge. Anträge, die einen Zusatzantrag ergänzen/verändern, haben Vorrang
  • Vorschlag einer Wahlleitung zur ­Abstimmung durch die Orts­versammlung
  • Schließen der Versammlung

 

Nach der Versammlung

  • Erstellen des Protokolls zusammen mit dem Protokollführer
  • Versendung des Protokolls an die ­Mitglieder der Versammlung innerhalb von vier Wochen nach der Sitzung
  • Versendung des Protokolls an die Diözesan­leitung
  • Entgegennahme von Einwänden gegen das Protokoll
  • Archivierung des Protokolls sowie der Zähllisten der Wahlen

 

Wahlleitung

  • Übernahme der Versammlungsleitung für die Dauer der Wahl(en)
  • Erklären des Wahlmodus und der Wahl­zettel (für jeden Wahlgang)
  • Benennung der jeweiligen Kandidaten, Eröffnung der Möglichkeit der Vor­stellung
  • Wahlhelfer hinzuziehen aus der ­Versammlung
  • Auszählung der Wahlgänge mit den Wahlhelfern
  • Führung von Wahlprotokoll und Zählliste zur Auszählung der Stimmen, inkl. Unterschriften des Wahlleiters und der Wahlhelfern (siehe Anlage 7 der Verfahrens- und Wahlordnung)
  • Feststellen und Bekanntgabe des ­Wahlergebnisses
  • Feststellen der Annahme oder ­Ablehnung der Wahl

 

Weitere Informationen

Wenn Gliederungen bei der Durchführung von Ortsversammlungen vor Problemen stehen, sind die Diözesangeschäftsstellen hilfsbereit und unterstützen bedarfsgerecht.

Checkliste Ortsvorstand

Vorbereitung

Organisatorische ­Vorbereitung:

  • Räumlichkeiten auswählen
  • Schlüsselübergabe abklären
  • Technik klären (Laptop, Beamer, Lautsprecher/Mikrofon, etc.)
  • Internet/WLAN vorhanden
  • Verpflegung organisieren
  • Einladungen an alle Mitglieder des Ortsvorstandes vier Wochen vorher versenden
  • Einladung an Diözesanleitung
  • Prüfen welche Mitglieder stimm­berechtig sind

Inhaltliche Vorbereitung:

  • Aufstellung der Tagesordnung (verantwortlich: Ortsleitung)
  • Weitere mögliche Themen
  • Termine für weitere Ortsvorstandssitzungen festlegen (min. 3 × jährlich)

 

Während der Ortsvorstandssitzung

  • Anwesenheitsliste ausfüllen lassen
  • Prüfen, ob eine Beschlussfähigkeit ­besteht
  • Weitere Themenvorschläge der ­Ortsvorstandsmitglieder erfragen
  • Protokoll führen

 

Nach der Ortsvorstandssitzung

  • Protokoll an die Diözesanleitung ­schicken
  • offengebliebene Punkte vermerken