FBM, der Name des neuen Tools, steht für „Fortbildungs- und Veranstaltungsmanagement“. Der Name ist Programm: „FBM vereinfacht die Prozesse rund um die Durchführung von Präsenz-, Hybrid- und Onlineveranstaltungen, dabei berücksichtigt es die Bedürfnisse von Veranstaltenden, Dozierenden und Teilnehmenden“, erklärt Peter Reichartz, Euregio-Bereichsleiter Digital Learning Hub. „Die Anwesenheitserfassung erfolgt digital und ermöglicht die papierlose Bereitstellung von Teilnahmebescheinigungen, die quasi als ‚Fortbildungsmappe in der Hosentasche‘ jederzeit zum Download zur Verfügung stehen.“
Sukzessive Weiterentwicklung des Werkzeugs ab 2019
Seit 2019 arbeitet das Malteser Bildungszentrum Euregio gemeinsam mit einem externen IT-Dienstleister an diesem Thema. Auslösendes Moment war die Unterstützung eines Euregio-Partners, des Zentrums für klinische Akut- und Notfallmedizin der Uniklinik RWTH Aachen, bei der Organisation des „Forums Notfallmedizin“, einer regelmäßigen Fortbildungsveranstaltung für rettungsdienstliches und ärztliches Personal mit rund 300 Teilnehmenden. Im Fokus der ersten Version lag die Bewältigung der großen Teilnehmendenzahl mit einer Ein- und Auslasskontrolle und der anschließenden Bereitstellung der Teilnahmebescheinigung in einem persönlichen Benutzerkonto.
Die Corona-Beschränkungen der Jahre ab 2020 haben dazu geführt, dass das hierfür realisierte digitale Werkzeug in Richtung Hybrid- und Online-Veranstaltungen weiterentwickelt wurde. „Im vergangenen Jahr haben wir begonnen, das System mandantenfähig zu gestalten. In einem umfangreichen Refactoring wurde die gesamte Anwendung neu entwickelt auf Basis aktueller Standards, um das System malteserintern, aber auch externen Kunden als ‚Software as a Service‘ anbieten zu können“, berichtet Peter Reichartz.
Veranstaltende, Dozierende und Teilnehmende profitieren
Die aktuelle Version von FBM zeichnet sich durch eine Vielzahl praktischer Möglichkeiten aus, von der sowohl Veranstaltende als auch Dozierende und Teilnehmende profitieren. Um nur einige der Benefits anzuführen:
für Veranstaltende:
- das Anlegen und Bewerben von öffentlichen sowie internen Fortbildungs- oder Veranstaltungsangeboten
- das Bewerben zukünftiger Veranstaltungen durch öffentliche Darstellung in FBM sowie das Verlinken bei kostenpflichtigen Veranstaltungen auf bestehende Anmeldesysteme
- die Durchführung bzw. organisatorische Begleitung von Online- und Präsenz-Formaten bei (Bildungs-)Veranstaltungen; bei Online-Veranstaltungen Nutzung eines integrierten Webkonferenzsystems oder Stream-Einbettung inklusive Chat zur Interaktion
- die Zuordnung von Teilnehmenden zu Veranstaltungen, die daraufhin zu diesen via E-Mail eingeladen werden (was in der Regel zumindest für Online-Veranstaltungen zusätzliche Einladungsschreiben ersetzt)
- die Zuordnung von Moderierenden/Dozierenden zu Veranstaltungen, die auf unterschiedliche Funktionen zurückgreifen können (Pausenverwaltung, Zugriff auf Chatsystem, Zugriff auf integriertes Konferenzsystem, Datei-Upload, Einwilligungserklärungen)
- das Generieren von Teilnahmelisten zu Veranstaltungen sowie gesammelter Download aller digital bereitgestellten Teilnahmebescheinigungen
für Dozierende:
- Überblick über ausstehende Veranstaltungen
- Dashboard zum Starten der Webkonferenzen für Online-Veranstaltungen oder bei Stream-Events Beitritt in Chat mit Teilnehmenden
- Dashboard zur Dokumentation durchgeführter Pausen
- optionaler Vorab-Upload von Präsentationsmaterial, damit der Veranstalter das Event vorbereiten kann
für Teilnehmende:
- die Teilnahme an Online-Fortbildungen; die Teilnahmeerfassung bei Präsenzveranstaltungen erfolgt über einen persönlichen QR-Code als „Eintrittskarte“
- Download der Teilnahmebescheinigungen, jederzeit auch von vergangenen Veranstaltungen, unabhängig ob Präsenz- oder Online-Teilnahme, „alles an einem Ort“
- Vorschau auf zukünftige Veranstaltungsangebote mit direkter Anmeldeoption oder Verweis auf bestehende Anmeldesysteme
- Teilnahme an Veranstaltungsevaluationen
FBM kann von Interessenten angefragt werden
Mit der aktuellen mandantenfähigen Version kann FBM jetzt von Interessenten im Malteser Verbund angefragt werden, die Fortbildungen oder andere Veranstaltungen organisieren und ihre Prozesse digitalisieren möchten. Peter Reichartz: „Die aktuelle Version von FBM ermöglicht einen leichten Einstieg in die Handhabung, wir schulen jedoch unsere Neukunden und geben unseren Dozierenden eine kurze Einweisung, um in dem System sicher arbeiten zu können.“
Bei Interesse und für Rückfragen steht Peter Reichartz gerne zur Verfügung.