Datenschutzerklärung für FSJ (Freiwilliges Soziale Jahr) des Malteser Hilfsdienst e.V.

Die Malteser unterstehen der Kirchlichen Datenschutzregelung der Ordensgemeinschaft päpstlichen Rechts (im Folgenden: KDR-OG). Zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten möchten wir Ihnen das Folgende erklären:

Angaben zum Verantwortlichen:

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten ist:

Malteser Hilfsdienst e.V., Erna-Scheffler-Str. 2, 51103 Köln, vertreten durch den Vorstand: Dr. Elmar Pankau, Verena Hölken, Douglas Graf von Saurma-Jeltsch und Ulf Reermann, Tel.: 0221- 9822- 3500, freiwillig(at)malteser(dot)org

Der externe Datenschutzbeauftragter ist:
Herr Rechtsanwalt Dr. Karsten Kinast, LL.M., KINAST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Hohenzollernring 54, 50672 Köln, Email: datenschutz-malteser(at)kinast(dot)eu

Angaben zum Verarbeitungsumfang:

1.    Zweck der Datenverarbeitung: 

Zweck der Verarbeitung Ihrer Daten ist die Anmeldung und Durchführung des Freiwilligen Sozialen Jahres (FSJ) auf der Grundlage des JFDG durch Sie oder eine minderjährige Person, deren Erziehungsberechtigte(r) Sie sind.

2.    Welche Daten werden verarbeitet:
a.
Gem. § 11 JFDG sind in der zwischen dem Freiwilligen bzw. bei Minderjährigen durch die Erziehungsberechtigten und dem Malteser Hilfsdienst e.V. als Träger geschlossenen Vereinbarung bestimmte Pflichtangaben zu machen. In diesem Zusammenhang werden personenbezogene Daten verarbeitet.
Von den Teilnehmern werden die für diesen Zweck erforderlichen personenbezogenen Daten erfasst, nämlich: Vor- und Zuname, Anschrift, Rufnummern und weitere Kontaktdaten, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Ausbildung, letzter Schulabschluss sowie Status als Asylbewerber, Aufenthaltsgenehmigung, Steuer-ID, die Bezeichnung der Einsatzstelle, Dienstzeit, sowie eine vorzeitigen Beendigung des Dienstverhältnisses (inkl. Erfassung des Grundes), Angaben zu Geld- und Sachbezügen, Teilnahme und Anwesenheit bei Seminaren, Arbeitszeiten und Fehl- und Urlaubszeiten, Zeugnisse, Dienstzeitbescheinigungen und ggfs. individuelle persönliche personenbezogene Daten, die im Rahmen der pädagogischen Betreuung dokumentiert werden.
b.
Sollten Sie sich online bewerben über die Malteser Platzbörse, werden neben der IP-Adresse folgende Daten zum Zweck der Bearbeitung der Bewerbung erhoben: Vor- und Nachname sowie Emailadresse und die im Zusammenhang mit der persönlichen Nachricht erhobenen Daten, die Sie uns freiwillig nennen möchten. Sie können überdies auch Ihre Anschrift und Kontaktdaten nennen.
c.
Wenn Sie uns über das allgemeine Kontaktformular ansprechen, erheben wir neben Ihrem Vor- und Zunamen, Ihre Emailadresse, die IP-Adresse, Ihre Postleitzahl und die im Zusammenhang mit der persönlichen Nachricht erhobenen Daten, die Sie uns freiwillig nennen möchten. Sie können auch Ihre Anschrift und/oder eine Rufnummer nennen. Diese Daten verwenden wir ausschließlich, um Ihre Anfrage zu beantworten.

Bei minderjährigen Teilnehmern werden zudem im Rahmen des Vertragsschlusses Vor- und Zuname sowie Anschrift des/der Erziehungsberechtigten erfasst. 

3.    Müssen diese Daten gegeben werden:

Teilnehmer, die sich entschlossen haben, an einem Freiwilligen Sozialen Jahr teilzunehmen, sind im Rahmen der vertraglichen Vereinbarung nach §§ 11, 12 JFDG zur Nennung der personenbezogenen Daten verpflichtet. Ohne diese Daten kann die Vereinbarung nicht zustande kommen bzw. nicht erfüllt werden. Ohne die Nennung der personenbezogenen Daten von Erziehungsberechtigten bei minderjährigen Teilnehmern kann die Vereinbarung nicht geschlossen werden.

4.    Auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten:

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist die zwischen dem Freiwilligen (bei Minderjährigen durch die Erziehungsberechtigten) und dem Malteser Hilfsdienst e.V. geschlossene  Vereinbarung gem. § 6 Abs. 1 c) KDR-OG sowie gem. § 6 Abs. 1 a) KDR-OG die staatliche Rechtsvorschrift des §§ 53 Abs. 1 KDR-OG, 4 Nr. 24 lit. g) i.V. m. §§ 12,11 JFDG.

Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Verwendung von offenen Teilnehmerlisten bei Seminarveranstaltungen stellt § 6 Abs. 1 b) KDR-OG, nämlich die freiwillig erteilte Einwilligung die entsprechende Rechtsgrundlage dar.

5.    Für welche Dauer werden die Daten gespeichert:

Die Speicherdauer ergibt sich aus § 12 JFDG und beträgt 5 Jahre nach Beendigung des Dienstes, handels- und steuerrechtlich relevante personenbezogene Daten müssen gemäß den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften bis zu 10 Jahre nach Beendigung des Dienstes aufbewahrt werden.

6.    Findet eine automatisiertes Entscheidungsfindungsverfahren statt:

Nein, ein solches Verfahren findet selbstverständlich nicht statt.

7.    An wen werden die Daten weitergeben:

Folgende personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Ausweiserstellung weitergegeben: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Dienststelle, Dienstzeit und Dienstformat. Bei Teilnahme an Seminaren zur politischen Bildung werden diese Daten ebenfalls an die organisierende Stelle weitergeleitet. Ebenso erhält der Seminarleiter diese Daten.

Im Rahmen der sog. Tiefenprüfung durch das BAFzA über die ordnungsgemäße Verwendung der öffentlichen Mittel für die pädagogische Begleitung werden bestimmte personenbezogene Daten von den zur Verschwiegenheit verpflichteten Mitarbeitern des Amtes eingesehen. Diese Prüfung erfasst Abrechnungen und Seminarinhalte, so dass die hier relevanten personenbezogenen Daten, nämlich Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, Dienststelle, Dienstzeit, Anzahl der absolvierten Bildungstage, etwaige Gründe für Fehlzeiten und eine vorzeitige Beendigung des Vertragsverhältnisses dem BAFzA bekannt werden.

8.    Betroffenenrechte:

Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, stehen folgende Betroffenenrechte zu:

Widerrufsrecht (§ 8 KDR-OG), Anspruch auf Auskunft (§ 17 KDR-OG), Berichtigung Ihrer Daten (§ 18 KDR-OG), Löschung (§ 19 KDR-OG), Einschränkung der Datenverarbeitung (§ 20 KDR-OG), Recht auf Datenübertragbarkeit (§ 22 KDR-OG), Widerspruchsrecht (§ 23 KDR-OG)

9.    Beschwerderecht gem. § 48 KDR-OG:

Jede betroffene Person hat unbeschadet eines anderweitigen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei der Datenschutzaufsicht, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Vorschriften dieser Regelung oder gegen andere Datenschutzvorschriften verstößt. Die Einhaltung des Dienstwegs ist dabei nicht erforderlich. 
Die zuständige Datenschutzaufsicht: Herr Rechtsanwalt Dieter Fuchs, Wittelsbacherring 9, 53115 Bonn, Email: fuchs(at)orden(dot)de.